活动邀请函格式
2008-12-16 02:28:29   来源：   点击：

尊敬的先生/女士：
    第二届中国（深圳）国际文化产业博览交易会（简称文博会）将于2006年5月18日至21日在深圳会议展览中心举行，我们热忱欢迎您的光临！
    文博会由中宣部总协调，文化部、新闻出版总署、国家广播电影电视总局、广东省人民政府和深圳市人民政府主办，深圳报业集团、深圳广电集团、深圳发行集团和深圳国际文化产业博览会有限公司承办，是我国唯一国家级、综合性、国际化的文化产业交易平台,覆盖文化产业所有领域，汇萃中国优秀的文化企业和产品，云集国家领导人和外国政要、全球传媒、国内外专家学者以及约50万的观众。
    本届文博会特设华文出版馆，举办首届全国图书馆看样采购会（以下简称图采会），由中国出版工作者协会、深圳发行集团联合主办，中国书刊发行业协会社科专业委员会、中国书刊发行业协会科技专业委员会、北京图联文献信息咨询公司、北京共赢天下文化有限公司、安徽省儒林图书有限责任公司、湖北三新文化发展有限公司、广东省大音文化发展有限公司等5家中国主要的图书馆馆配商协办。图采会是在中国出版工作者协会权威行业组织的直接参与下，充分发挥深圳发行集团的技术、物流和品牌优势，结合在市场中崛起的各馆配商的专业所长，顺应我国图书馆采购的新要求，专为图书馆采购开设的首次全国性专业大型交易会，是国营单位与民营企业首度合作、多方共同打造的一个延续性的、专业化、国家级、国际性的图书展供销平台，并力争成为中国书业又一个品牌。
    首届图采会规划面积约4500M2，拟邀请全国300多家出版社携2005年5月天津全国书市以来的新书和重点书6-8万个品种参展，汇集可采购书目超过10万种，并经新闻出版总署批准组织境外图书和电子出版物专供内部订货，同时邀请全国约800-1000家图书馆的人士前来采购。
    首届图采会以先进的信息技术为核心，以一流的馆场和展会服务为支撑，以庞大的图书馆团体采购为目标市场，辅之以全面丰富的文化产业展览，相信一定能够使您不虚此行：
     其一，图采会由出版社制作采访MARC数据提前供图书馆订货，展会现场进行看样采购，并专门印制统一的采购书目，展会开始前、展会期间及展会结束后汇总采购订单；深圳发行集团专门开发图采会信息管理软件，除常规查重手段外，还力争在展场搭建无线网络检索查重系统；采购、发货、统计等工作全部实现信息化。
     其二，图采会现场专设主办协办单位服务区、进口代理服务区、物流服务区、图书馆装备推荐区和营销推广区，方便各种现场服务、宣传推广和交流洽谈；展会结束后出版社直接发书到各协办单位进行后续加工，确保方便、快捷和准确。
     其三，图采会由深圳发行集团与中国主要的图书馆馆配商联合负责下游所有工作，出版社只与深圳发行集团发生业务和经济关系，深圳发行集团以其规模、实力以及在中国出版发行界形成的良好信誉作为担保，出版社没有经济上的后顾之忧。
     其四，参加图采会的出版社作为参展商，除了华文出版馆外，可以任意参观文博会所设的中国文化产业成果交易馆、国际演艺馆、传媒科技馆、书画艺术馆、创意设计馆和职业教育馆等八大展馆，全方位领略文化产业之精华，有利于出版社选题策划和寻求合作。
     深圳是中国最早建立的经济特区，正在崛起成为一个现代化的国际性大都市，并致力于实施文化立市、建设高品味文化城市的战略。五月的深圳，春暖花开，气候宜人。让我们相约五月，相约深圳，相约文博会，相约图采会！
展会概要
一、展会宗旨
    展示全国最新出版成果，交流中外出版发行业最新动态，顺应我国图书馆采购最新趋势，整合中国出版发行业上中下游优势资源，共同打造一个以网络和信息技术为支撑的，延续性、专业化、国家级和国际性的出版物展供销平台，积极推进我国出版物发行体制改革。
二、组织机构
    主办单位：中国出版工作者协会
                深圳发行集团
    承办单位：深圳发行集团
    协办单位：中国书刊发行业协会社科专业委员会
              中国书刊发行业协会科技专业委员会
                北京图联文献信息咨询公司
                北京共赢天下文化有限公司
                安徽省儒林图书有限责任公司
                湖北三新文化发展有限公司
                广东省大音文化发展有限公司
    支持单位：中国版本图书馆
                中国图书馆学会秘书处
                深圳市书报刊发行协会
                海岸国际展览有限公司
    支持媒体：文博会官方网站
                中国新闻出版报社
                中国图书商报社
                深圳报业集团各媒体
                深圳广电集团各媒体
                中央、广东省及港澳媒体深圳记者站
    主办、承办和协办单位共同组建首届全国图书馆看样采购会组委会，负责图采会的规划领导、组织实施等重大决策事项。名单如下：
    主  任：谢明清（中国出版工作者协会副主席、秘书长）
              陈锦涛（深圳发行集团总经理）
    副主任：黄国荣（中国出版工作者协会副秘书长）
              张景岩（中国书刊发行业协会社科专业委员会主任）
              向安全（中国书刊发行业协会科技专业委员会主任）
              陈向平（深圳发行集团党委副书记）
              何春华（深圳发行集团副总经理）
              曹  宇（深圳发行集团副总经理）
              梁  卑（深圳发行集团副总经理）
              廖作为（深圳发行集团总会计师）
              邹福乾（北京共赢天下文化有限公司董事长、总经理）
              姜幼燕（北京图联文献信息咨询公司副总经理）
              余伯成（安徽省儒林图书有限责任公司董事长）
              宋旅黄（湖北三新文化发展有限公司总经理）
              张清水（广东省大音文化发展有限公司董事长）
三、联系方式
    1、北京办公室：电话：010－64016986、84044783
                       传真：010-64016985、84044785
    2、深圳办公室
    ①综合协调组：电话：0755－82073039、82073076（传真）
                    Email: tchzh@szbookmall.com
    ②会务接待组：电话：0755－82073451、82463342（传真）
                    Email: tchhw@szbookmall.com
    ③展销采购组：电话：0755－82425771、82445625（传真）
                     Email: tchzx@szbookmall.com
    ④信息管理组：电话：0755－82070706、82073016（传真）
                    Email: tchxx@szbookmall.com
    ⑤现场管理组：电话：0755－86122007、82073006、82073023
    ⑥物流服务组：电话：0755－82446266、82418799（传真）
                    Email: tchwl@szbookmall.com
    ⑦财务结算组：电话：0755－82073356、82465023（传真）
                   Email: tchcw@szbookmall.com
    ⑧宣传营销组：电话：0755－82073093（营销）82073332（制作）
                     Email: tchxc@szbookmall.com
    ⑨审读及进出口组：电话：0755－82073132
                    Email: tchjk@szbookmall.com
    ⑩安全保卫组：电话：0755－82073024、82073046
                    Email: tchaq@szbookmall.com
四、展会账户
    开户单位：深圳市发行（集团）公司
    开户银行：交通银行深南中支行
    银行账号：443066340018003364335
五、展会服务
    1．展会现场搭建专用的“图采会图书商品进销系统”，该系统具备如下信息管理功能：
①参展单位、采购商、参展商品基本信息查询；
②采购订单汇总管理（协办单位可申请开放订购权限）；
③按条码信息销售参展单位商品，提供实时、准确的交易数据；
④及时汇总系统所有交易信息，并提供交易报表。
    2．展场设置现场服务区，为参展单位提供各类服务，组委会根据参展单位情况抽调人力物力予以协助。
    3．图采会由支持媒体广泛宣传报道，3-4月份在《中国图书商报》、《中国新闻出版报》上分别刊登一次广告。
    4．展场专门设置营销推广区，安排各类出版物营销活动，如知名作家与读者见面会、签名售书、新书首发式等，由组委会研究决定并统筹安排。
    5．图采会期间组委会在新落成的深圳中心图书馆举办华文出版馆专题论坛，题目暂定为“中国图书馆建设与发展论坛”，欢迎参展单位代表光临。
六、重要日期
    2006年4月5日            参展单位报名截止
    2006年4月10日前         参展单位提交信息数据
    2006年4月20日前         汇总的采购信息反馈到参展单位
    2006年5月10日前         参展商品货到深圳
    2006年5月15-16日        参展单位报到
    2006年5月16-17日        报到布展
    2006年5月18-19日        专业采购
    2006年5月20-21日        社会零售
    2006年5月22日           撤展
  参展须知
一、展架
    1．展架规格
    采用国际标准展架。展架为上架下柜形式，每个展架配一盏长臂射灯，长度100CM，高度250CM；下面为高度75CM、宽度50CM的书柜（含推拉柜门），上面为三层宽度为30CM层板；采用联板托架，可作书脊陈列或封面陈列。每个展架附送顶部90CM（宽）×40CM（高）广告位，由参展单位自行设计制作带入现场（也可委托深圳发行集团代为设计或制作，费用及要求详见本手册广告部分）。为美观统一、方便张贴及撤展清拆，凡自行制作带入现场的广告，材料指定为背胶KT板，如广告系参展单位名称，建议为红底反白宋体字。
    2．认租价格
    5个以下为600元/个，5-10个为575元/个，10个以上为550元/个。
二、程序
    1．报名申请：参展单位请填妥报名登记表（如认刊广告请一并填写，表格见封底），可通过邮寄、传真或电子邮件等方式回告综合协调组。
    2．确认汇款：综合协调组检验参展单位资质后发出报名确认，参展单位据此在7日内将展位租金及相关费用汇入组委会办公室指定账户。
    3．展位确定：展销采购组于参展单位汇款到账3日内发出展位确认书，根据展区初步规划和先到先得、重点优先的原则，统一安排展位。
    4．取消参展：如取消参展，必须于2006年4月10日前以邮寄或书面传真通知综合协调组。一经确认，扣除40％的参展费，其他费用于文博会结束后1个月内（6月20日前）退回参展单位。2006年4月11日后不再受理退展申请。
    5．数据准备：参展单位一经报名，即可尽快根据要求开展参展商品数据信息准备工作，最晚务必于4月10日前发至信息管理组，以便汇总后发往采购商提前订货。因信息数据延误而影响订货，责任自负。4月10日后将增加的新书应另行注明。
    6．参展准备：4月20日前，信息管理组反馈汇总的采购信息，参展单位据此准备参展。
    7．展品发货：参展单位应尽快将参展样书（为2005年5月天津全国书市以来的新书，每品种复本建议为5-10本，不超过10本为宜）打包发货到深圳，到货时间最晚不迟于5月10日，物流服务组对展品不开包收仓暂存，于布展期内统一投送到参展单位在展场所认租的展架位置，并由参展单位签收；如有误差，双方再行确认。5月10日后样书自带，由参展单位直接带入各自的展架前。
    8．展位布置：展销采购组原则上根据图采会展区初步规划图（初步规划分为四个大区，即社科区、科技区、文学艺术和少儿区以及大学社区）分类布展，参展单位按其各自认租的书架入展。
    9．社会零售：5月20日、21日两天，参展单位样书商品面向社会观众销售，一律通过“图采会图书商品进销系统”POS机收款，不得私下销售。图采会统一规定零售的折扣为9折。
    10．参展单位的商品在5月21日零售结束后，一律交由物流服务组现场打包，可按以下三种方式处理：
     ①赠送深圳发行集团作样品陈列；
     ②由深圳发行集团全部予以退货；
     ③转让给深圳发行集团，折扣另行商定。
    11．图采会采购和零售的商品实行专款专结，参展单位与深圳发行集团按商定的折扣和账期结算，由展销采购组和财务结算组共同实施，在参展单位收到结算款后开具合法票据。
三、要求
    1．参展单位现货品种（指图采会结束后6月10日前能够发出现货的）为2005年5月天津全国书市以来的出版物，参展单位也应当提供近几年的可供书目数据（需与现货数据区别开）。一号多书等不规范出版物请不要参展。
    2．参展现货品种和可供书目的电子数据要求如下：格式统一为Excel电子表格；必备字段为ISBN（书号）、书名、丛书名、作者、定价、出版社、出版时间、开本、装帧、中图法分类（T大类分至二级子目）、内容提要，但最低要求为必备书号（10位）、书名、定价和出版时间；出版时间按年份分开（如：2005年5月以来，2005年1－4月，2004年全年，2003年全年等）。
    3．凡属于教材类参展品种需在电子数据中注明【本科、高职高专、成人教育、中职、培训、中小学】字样，如因未注明分类所产生的误订退货由参展单位承担责任。
    4．各参展单位自行决定是否印刷纸质采购书目带到图采会现场供采购商使用。如自行印刷的，可参考以下分类和格式：
    ①书目分为四大类
教材（本科、高职高专、成人教育、中职、培训、中小学）
教辅（本科、高职高专、成人教育、中职、培训、中小学）
社科新书目（包含中图法分类A马克思主义、列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论 B哲学、宗教 C 社会科学总论 D 政治、法律 E 军事F 经济 G 文化、科学、教育、体育 H 语言、文字 I 文学 J 艺术 K 历史、地理 Z综合性图书）
科技新书目（包含中图法分类N 自然科学总论 O 数理科学和化学 P 天文学、地球科学Q 生物科学 R 医药、卫生 S 农业科学TB 一般工业技术TD 矿业工程TE 石油、天然气工业TF 冶金工业TG 金属学、金属工艺TH 机械、仪表工艺TJ 武器工业TK 动力工业TL 原子能技术TM 电工技术TN 无线电电子学、电信技术TP 自动化技术、计算技术TQ 化学工业TS 轻工业、手工业TU 建筑科学TV 水利工程U 交通运输 V 航空、航天 X 环境科学、安全科学）
②书目印刷格式样本
O大类 数理科学和化学
条形码 书号 书名 作者 出版社 出版日期 定价 订数
  7810525638 高等代数方法与应用 徐常青, 杜先能主编 安徽大学出版社 2002.1 18.00  
    5．展品发货到深圳发行集团物流中心（地址：深圳市红岗路1030号，邮编：518019；领货电话：82446266，传真：82418799；联系人：丘喜昌）。同时请在包件及发运单上注明“文博会图采会样书”以及“XXX出版社（公司）”等参展单位字样。
    6．为方便采购，建议各参展单位将2006年4月10日前出版的图书按书脊方式分架陈列；此日期后出版的新书按封面方式分架陈列。
    7．参展单位自行负责点包验货、开包上架、样书陈列、现场维护、推广宣传、撤展清场等事务。
    8．参展单位对本次图采会的现货采购商品的满足率应力争达到100%，并在深圳发行集团下达最终汇总的采购清单后10天内发货到各馆配商协办单位。
    9．图采会原则上不予退货，但因参展单位提供不确信息而造成误订的，或者出现商品质量不合格的，以及采购商直接与参展单位相互之间达成协商可以退货的情况除外。
    10．图采会各方参展、采购、发货、订货和零售等各个环节的商品品种、数量、码洋等信息，均以“图采会图书商品进销系统”最终汇总的数据为准，经有关当事方确认后作为财务结算的依据。
    11．财务结算组向参展单位提供图采会各类合法票据。

四、广告

    1．必收广告费用
    定于5月10日前后在《深圳特区报》或《深圳商报》上刊登一个整版套红祝贺广告，登载全部参展单位名录，每单位需收取300元费用。
    2．自选广告种类

  会务接待
    一、展会报到
    1．报到时间
    参展单位于5月15-16日办理报到手续，以参加布展。
    2．接站方式
    5月15-17日共三天，会务接待组在深圳宝安国际机场安排全天接站；以其他方式前来的人士，请自行前往各自酒店。
    3．参会费用
    ①会务费：100元/人，用于参会人员报名、办证以及展会为其提供的商务服务等。此为展会必交费用。
    ②食宿交通费：原则上由展会统一安排，用于深圳5天4夜吃住以及机场与酒店、展会期间酒店与展场之间的交通。三星级酒店900元/人，四星级酒店1200元/人；每延长1天，三星级按225元计收，四星级按300元计收。另有要求的，费用自行承担，会务接待组提供协助。
    4．收款办法
    会务费、食宿交通费统一由财务结算组收取，收款后开具合法票据。
    二、参观考察
    展会提供“深圳文化一日游”、“香港图书考察”两项自费参观考察项目，由参展单位代表自选，具体情况另洽。