信，就是借助文字以互通讯息;函，本义是信的封套，后也用函代指信件，尤是对别人来信的尊谓。严格意义上讲，信件用于公务活动谓之函，兼有信与公文两重性。信函可指信件。
古代西方的奴隶主为了保密，他们把奴隶的头发剃光，在头皮上写上信的内容，等头发长出来后，就把这封“信”发出去。收信人把送信人的头发剃掉即可阅读到信的内容。14世纪以后，西方人用纸写信，把信用绳子捆好，再盖上印章。直至150年前，英国才出现第一批信封。而我国至迟到汉代就已经普遍地使用信封了。汉乐府民歌《饮马长城窟行》中的诗句曰：“客人远方来，遗我双鲤鱼。呼儿烹鲤鱼，中有尺素书。”“双鲤鱼”就是古代的信封，它是用两块鱼形木板做成的，中间夹着书信，当时也有用竹、锦帛做成的信封。信封之所以制成双鲤鱼形是和鲤鱼为繁殖而要经过长途跋涉——俗说“鲤鱼跳龙门”的传说有关;同时包含了鲤鱼的吉祥尊贵意义，这是当时人们文化心态的折射。
写信首先是选择信封，应根据我国标准信封的具体规定，并结合组织自身的形象特征设计和制作带有组织标志的信封。
其次，写好信封。也就是说收信人邮政编码和地址详细无误，姓名周全，称呼恰当。信封上收信人的称谓一般有“启”，也可用“台启”，对父母是“安启”，对别的尊敬可用“钧启”，对前辈可用“大启”，对小辈可用“手启”。用于政界的，可用“动启”，吊唁的，用“礼启”。但父亲写信给儿子不用“启”字，写“手折”或“收折”。收信人搬家而不清楚他的新地址，可以寄原址，但注明“如地址变更，请代转去”;如寄给旅居某地或旅馆的人，写上“请留交”;当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清，还可以“姓+缄”或“缄”字，即“封闭”的意思，写给父母、长辈和尊者时，用“谨缄”。在“缄”字下也可以注明发信日期。
再次，字最好写得规范些，漂亮些，但不要发挥草书、篆书等书法，可用蓝色、黑色钢笔、圆珠笔或毛笔书写，不宜用铅笔书写，忌用红色书写——会被认为是绝交信。信封不要用订书机加封，宜用胶水封口。邮票贴在右上角，注意贴足;若需多枚邮票，可贴在信封背面。
海外信函的信封正面，收信人名址居中书写，第一行写收信人的姓名，姓名前应加上称呼，第二行写门牌和路名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩五个字母。应用英文、法文或寄达国通晓文字书写;寄达国国名应用大写字母。寄件人名址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序同收件人名址，除了我国国名必须写寄达国通晓文字外，其余可用中文书写。航空标签应贴在信封正面右下角。还需注意的是，印刷了单位名称的信封，不能用来寄递国际及港澳台邮件。
信笺的选择颇为自由。在颜色方面，可以是白色、乳色、蓝色等，彩色镶边的信笺也流行起来。如果是写文言信，那么最好用竖行信笺。不要怕麻烦而将就使用有折痕和污点的信纸。写英文信应使用较为厚实的信纸，为防信面的污染，也不要用字迹不清的打字机。
信纸的折叠有一定的规则。一般的折叠法，是文字向外，先直后横，或先横后直。但信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。文字向内的折法，是丧家凶信折法，写文言书信时，最好注意这点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为三地横折。先信纸的下端，后信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。如果使用带有透明窗口的信封，那么文字向外地折叠信纸。
信函，我们从社交信函、商业信函、公函三个方面来说明。