我国现在的商务纠纷很多，不可能也不必要都通过法律部门来处理。有时主、顾客可以通过协商的办法来解决。写申诉索赔信就是其中的一个办法。申诉信应尽可能寄给相关的公司，但也可寄往新闻、消协等具有监督职能的部门。
当你写申诉信时，要相信收信人会正确处理这一申诉案件的，把不满的心情抛在一边，尽可能冷静而礼貌地说明申诉的项目，最好附一张发票或合同的复印件;清楚而具体地解释申诉的理由(避免自以为是地下结论);表达希望收信人应如何解决问题，才能满足要求。
公司面对申诉信，应该像对待其它信件一样，认真对待，不可马虎，因为这可能影响到公司的形象和未来订单。所以，最好是向申诉人写一封申诉处理信以示答复。经过调查后，责任不在己方的，申诉处理信也应友好地帮助分析事情发生的原委，提出可能改善的建议;责任在公司，应向对方道歉，清楚地解释事情发生的原委，详细地说明公司准备如何处理。