当代“三角债”已成企事业单位的一个“瓶颈”，“剪不断、理还乱”。收款大军东跑西奔，南下北上。使用催收信也是其中一种方法，催收信有两个目的：一是催收到期的欠款，二是保持友好的关系。
由于催收信往往不是一封两封就能达到目的，因此需要设计系列催收信件。一般来说，催收可分三个阶段。第一个阶段的催收信可包括一张盖上催收印章的月份账单，一封打印的固定格式的信，或一封简短亲切的便函。这一阶段的催收应用友好的口吻，强调与对方以往的良好信用关系，这次欠款可能是一时疏忽，相信对方会马上付清，甚至也可推销新的销售项目。
第二阶段的催收信就应直截了当地要求对方付款，并询问对方有什么困难，可邀请对方商谈付款事宜。如有其它可供选择的付款办法，也可向对方提出。同时，要强调良好信用的重要性，要求对方自尊自爱。为便于对方答复，可在信中附上回信的信封，或提供回电的电话号码。在这一阶段，催收的口气要坚决，要直截了当，但不可粗鲁，也不可讽刺或威胁。
第三阶段的催收信要反映出一种紧迫性。通过礼貌的语言，毫不含糊地要求对方尽快付款，否则将提出诉讼。说明你公司已做到仁至义尽，限定对方必须在多少时间内付款，或讨论付款的问题，以免引起诉讼等不愉快事情的发生。