当你收到一封申诉信、催收信或询问信，而你的答复是否定的时候，最好还是写一封拒绝信。只要注意技巧，讲究礼貌，拒绝信也就既可以不伤害读者的感情，又保持与读者的友好情意。
写拒绝信时，首行有一个缓冲开头，用表示友好的礼貌、谦恭的词语和积极的语气强调你和读者之间的相互理解。态度保持中性，不使用含有“是”或“否”的肯定或否定语词。接着提供令人信服的逻辑说明，摆事实讲道理，强调读者的利益;用的证据要委婉、冷静、和善;同时要重复一些关键语词和有关句子，达到读者认为你的“否定”是在某种情况下的最佳解决方案的效果。然后顺乎自然地以积极口吻明确说出你的否定答复。最后向读者提出建设性的意见，使读者感到你是热情、温暖、乐于助人的，从而与读者建立友好感情。结尾处不应再提及前面的坏消息或表示道歉。